Приказ о внесении изменений в штатное расписание: образец

Приказ об изменении штатного расписания

В любой фирме существует специальный документ, регламентирующий должностной состав сотрудников, как правило, это штатное расписание. Пользуясь штатным расписанием, руководство определяет организационную структуру предприятия, устанавливает систему и величину заработной платы работников согласно их должностей и квалификации, численность штатных единиц. В разных производственных ситуациях возникает потребность внести поправки в штатное расписание. В случае небольших корректировок, оформляется приказ о его изменении. Если коррективы существенные и штатное расписание претерпевает многочисленные поправки, то нужно утвердить новый документ.

Подготовка ко внесению изменений в штатное расписание

Сначала руководство анализирует насколько эффективно организована структура предприятия. В ходе подготовки изменений принимают участие различные специалисты, анализируя фонд оплаты труда, структуру подчинения, вакантные должности. Руководитель структурного подразделения должен подать служебную записку руководству с экономическим обоснованием изменений, касающихся его отдела. После завершения проекта изменений руководство даёт сигнал о внесении корректив специалисту, который отвечает за штатное расписание. Как правило, это работник кадровой службы, секретарь или бухгалтер. По устному распоряжению директора специалист готовит приказ, руководитель изучает его содержание, затем утверждает его подписью и печатью.

Приказы по штатному расписанию являются общими по предприятию. Возможно присвоение им специального индекса (ШР), хранятся они в отдельной папке, с целью ограничения доступа к конфиденциальной информации сотрудников.

Причины для внесения изменений в штатное расписание

Причины могут быть самые разные. Особенно это актуально, если вам необходимо:

  • переименовать должность или подразделение;
  • ввести или вывести из штата должность (должности);
  • изменить оклад или тарифную ставку по одной или нескольким должностям;
  • заменить оклад тарифной ставкой или наоборот;
  • сократить штат.

В зависимости от ситуации, влияющей на характер изменений, может меняться преамбула приказа, которая описывает основания для его составления. Как правило, преамбулу начинают со слов: «В связи с», «В целях», «Во исполнение» и тому подобное.

Ответственный по оформлению штатного расписания

После того как будет принято решение о смене штатного расписания, исполнением корректировок занимается сотрудник, назначенный руководством для выполнения этих задач. Обычно эти обязанности прописывают в должностной инструкции сотрудника или трудовом договоре.

На небольших фирмах функции по составлению, редактированию штатного расписания возлагаются на кадровую или бухгалтерскую службу. На более крупных предприятиях этим занимаются планово-экономический департамент или департамент труда и заработной платы. Индивидуальный предприниматель выполняет такую работу сам, если у него в штате отсутствует бухгалтер или кадровый работник. Как правильно внести изменения в штатное расписание и утвердить новое, описано ниже в нескольких примерах.

Утверждение нового штатного расписания

Новое штатное расписание утверждается и вводится в действие приказом руководства. Выглядит он следующим образом:

Общество с ограниченной ответственностью

30 декабря 2016 г. No 145

Об утверждении штатного расписания

  • утвердить штатное расписание No ШР-1 от 26 декабря 2016 г;
  • ввести в действие штатное расписание NoШР-1 от 26 декабря 2016 г. с 1 января 2017 г;
  • специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. подготовить необходимую документацию;
  • контроль по исполнению приказа возложить на главного бухгалтера Сомову В.В.

Генеральный директор А.Ю. Васильковский

Изменение в связи с увеличением окладов

Поскольку Законодательство не допускает уменьшения заработной платы сотрудников, за исключением случаев сокращения штатных ставок, изменения в окладе или тарифной ставке происходят в большую сторону. Одновременно допускается вводить коррективы не только по одному, а сразу по нескольким сотрудникам.

Дата утверждения приказа может не совпадать с днём вступления в силу. Содержание текста приказа условно делится на две части: констатирующую и распорядительную. В первой части обычно обосновывают с какой целью вносят изменения, во второй — конкретные распоряжения. Ниже приведён образец приказа о внесении изменений в штатное расписание:

Общество с ограниченной ответственностью

27 марта 2017 г. No 2-ШР

О внесении изменений в содержание штатного расписания No ШР-1, утвержденного Приказом No 145 от 30.12.2016 г.

В связи с увеличением объема выполняемых работ

Внести следующие изменения в содержание штатного расписания No ШР-1

  1. С 1 апреля 2017 г. установить должностной оклад:
    Начальнику лаборатории Куликову Владимиру Семёновичу в размере 37 000 (тридцать семь тысяч) рублей.
    Специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору.
  2. Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Сомову В.В.

Генеральный директор А.Ю. Васильковский

Рассылка: бухгалтерия, специалист по кадрам

Переименование должности

В случае смены названия должности либо отдела необходимо составить письменное обоснование. Исключение составляет вакантная должность, тогда коррективы обосновывать необязательно. Начинать оформление приказа можно со следующей преамбулы: «В связи с необходимостью приведения наименования подразделения (должности сотрудника)» или «В соответствии с функциональной нагрузкой (указывается должность)».

Оформляется приказ на такие изменения подобно примеру, описанному выше. Распорядительная часть приказа будет приблизительно следующего содержания:

  • с 1 мая 2017 г. изменить наименование должности «Инженер» на «Инженер-технолог»;
  • специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. уведомить инженера Переверзева И.А. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы.

Выведение должности

Когда длительное время должности или какие-то штатные единицы остаются вакантными, резонно исключить соответствующие позиции из штатного расписания. Сформулировать преамбулу приказа можно подобным образом: «в целях оптимизации организационной структуры», «в связи с производственной необходимостью», «из-за сокращения объемов работ подразделения» и так далее. В распорядительной части пишется текст нижеописанного содержания.

С 1 июля 2017 г. исключить следующие должности из штатного расписания:

  • механик с окладом 28000 (двадцать восемь тысяч) рублей – 1,5 штатных единицы.

Указание суммы оклада или тарифной ставки является необязательным. В случае, если в штате имеются одинаковые должности в разных подразделениях, то нужно дополнительно указать необходимое подразделение.

Введение должности

Подобный предыдущему способ, как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности или штатной единицы, используется и здесь. Началом фразы для преамбулы может послужить текст: «в связи с увеличением объема работ», «с целью повышения эффективности предприятия (отдельного подразделения)», «в связи с открытием нового производственного объекта» и так далее. Рассмотрим как может выглядеть распорядительная часть.

С 1 апреля 2017 г. ввести в штатное расписание следующие должности:

  • Менеджер по рекламе с окладом 32 000 (тридцать две тысячи) рублей – 1 шт. единица;
  • Заведующий складом с окладом 30 000 (тридцать тысяч) рублей – 1 шт. единица.

Дополнительно необходимо указывать отдел, куда вводится должность, если на предприятии имеется их несколько. Если создаётся новое подразделение, данную информацию также нужно указать в данном приказе.

Сокращение штата

При сокращении штата происходит выведение вакантных штатных единиц предприятия. Это сложный длительный процесс со множеством нюансов. В данной ситуации государство защищает права работников, поэтому согласно Трудовому кодексу работодатели обязаны предупреждать своих сотрудников о сокращении за 2 месяца до начала.

Для отображения этого процесса оформляется приказ об изменении штатного расписания, который нумеруется и индексируется соответственно. В документе указывается причина сокращения штата, которая является обоснованием: «В связи с затруднительным финансовым положением организации, в качестве мероприятия по оптимизации расходов на оплату труда». В части распоряжений по приказу прописываются такие пункты:

Внести следующие изменения в содержание штатного расписания No ШР-1 от 01.01.2017 г.:

С 1 июня 2017 г. из штатного расписания вывести должности:

  • электрик – 1 шт. единица;
  • охранник – 1 шт. единица.

Ответственный – главный бухгалтер Сомова В.В.

Специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. в порядке, установленном действующим трудовым законодательством:

  • довести до сведения работников информацию о предстоящем увольнении по сокращению штата;
  • предложить вакантные должности лицам, попадающим под сокращение;
  • довести до сведения органов службы занятости информацию об увольнении сотрудников.

Назначить комиссию по сокращению штата в следующем составе:

  • председатель комиссии – Генеральный директор А.Ю. Васильковский
  • члены комиссии— специалист по кадрам Гордеева Л.Н., юрисконсульт Пилипенко С.О., главный бухгалтер Сомова В.В.

Задачи комиссии по сокращению штата включают в себя соблюдение правильности оформления документации, вручение уведомлений сотрудникам, попавших под сокращение.

Смена способа начисления заработной платы

Бывают случаи, когда необходимо поменять способ начисления заработной платы для одного или нескольких сотрудников путём замены оклада на тарифную ставку или наоборот. Причиной могут послужить: частое появление переработок, увеличение интенсивности труда, продолжительности рабочего дня. Тогда, с целью оптимизации ведения учета отработанного времени и заработной платы, вносятся корректировки в штатное расписание. Такие корректировки должны быть обоснованными и согласованными с работником, чтобы не допустить уменьшения его заработной платы. В распорядительном разделе можно написать следующее:

С 1 апреля 2017 г. из штатного расписания вывести должность:

  • техник-лаборант с окладом 20000 руб. – 1 шт. единица.

С 1 апреля 2017 г. ввести в штатное расписание должность:

  • техник-лаборант с часовой тарифной ставкой 120 руб. – 1 шт. единица.

Специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. уведомить техника-лаборанта Гусева С.Е. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы».

Порядок хранения приказов

Приказы об изменении штатного расписания являются общими по предприятию и связаны с его основной деятельностью. Обозначаются специальным индексом и хранятся в отдельной папке для сохранения личной информации о работниках. Порядок хранения важен для удобства доступа в любой момент как для проверяющих, так и руководства.

Сроки хранения приказов оговорены действующим законодательством, они ограничены сроком существования предприятия, то есть хранятся пока предприятие не закроется.

Приказ об изменении штатного расписания

Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

Форма Т-3 для штатного расписания

Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

Утверждение штатного расписания

Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

Внесение изменений в штатное расписание

Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.

Правки вносятся в следующих случаях:

  • при введении новой должности или нового структурного подразделения;
  • при изменении их наименования;
  • при изменении оклада или тарифной ставки;
  • при ликвидации вакантных позиций и отделов;
  • при сокращении штата или численности.

Введение новых штатных единиц

Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.

Изменение названия должности или подразделения

Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.

Коррекция размера окладов или тарифных ставок

Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

Вывод вакантных должностей и подразделений

Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.

Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.

Сокращение штата

Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Составление приказа о внесении изменений в штатное расписание происходит тогда, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ. При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив сокращения штата. Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.

Порядок внесения изменений

Внесение изменений в штатное расписание должно происходить по определенному алгоритму.

  1. Для начала на уровне руководства принимается решение о неизбежности подобных корректировок.
  2. После этого на предприятии издается специальный приказ, который утверждает необходимость изменений и содержит перечень позиций, нуждающихся во внесении правок.
  3. Далее эти самые правки вносятся в штатное расписание и обновленному документу присваивается очередной номер.
  4. Ранее действовавшее штатное расписание отправляется на хранение в архив предприятия.

Следует отметить один важный момент: если приказ касается сокращения сотрудников, перевода их на другую должность и тому подобных корректировок, влекущих за собой изменения в условиях работы и трудовых договорах, то с такими приказами работников необходимо знакомить под роспись. Более того: без получения согласия сотрудника на некоторые перемены (к примеру, перевод), они становятся невозможны.

Для достижения этой цели, администрация предприятия должна за 60 дней до намечающегося события любым удобным способом довести до сведения работников уведомления о грядущих изменениях.

Как часто можно вносить изменения в штатное расписание

Закон никоим образом не регламентирует частоту внесения правок в штатное расписание, поэтому здесь все зависит от руководства организации. В принципе при желании изменения можно вносить хоть каждый месяц (правда, такая активность может вызвать интерес со стороны трудовой инспекции), но обычно это происходит значительно реже, раз в год или по необходимости.

Редактировать штатное расписания уместно при незначительных изменениях общей деятельности предприятия.

А вот если речь идет о глобальной реорганизации компании, с полной «перетасовкой» структурных подразделений, штатных единиц и т.п., то лучше не ограничиваться изменениями штатного расписания, а составить новый документ.

Период вступления в действие измененного штатного расписания

Чаще всего отрезов времени между написанием приказа и внесением корректировок в штатное расписание с последующим вступлением его в законную силу ничем не ограничен, за исключением случаев, когда речь идет о сокращении штата.

В таких ситуациях между написанием приказа и вступлением в силу нового штатного расписания должно пройти не менее двух месяцев.

За это время попавшие под сокращение работники предприятия могут определиться с дальнейшими планами: либо перевестись на другую вакантную должность внутри компании (если таковая имеется) либо подыскать новое место работы.

Кто пишет приказ

Написанием приказа может заниматься любой сотрудник, имеющий нужные полномочия и обладающий навыками написания подобного рода документов. Обычно это либо юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь или сам руководитель организации. В любом случае, вне зависимости от непосредственного исполнителя, после составления документа, он должен быть передан на визирование директору компании.

Основание для приказа

В данном случае основанием является пояснение причин вносимых изменений. Обычно оно дается в начале документа после слов «В связи с…» и должно в точности отражать фактическое положение дел по кадровой части на предприятии. Однако, наиболее правильным будет наличие определенных документов. В роли таковых выступают служебные записки со стороны руководителей структурных подразделений, которые ввиду определенных обстоятельств считают нужным расширить отдел или, наоборот сократить некоторые штатные единицы. В случае наличия такой записки, в приказе необходимо:

  • дать не неё ссылку,
  • указав ее номер,
  • дату составления,
  • автора (должность и ФИО сотрудника).

Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.

Как правильно составить и оформить приказ

Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:

  • наименование предприятия,
  • номер и дату составления приказа,
  • основание для него,
  • полный список вносимых изменений.

Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника. Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).

Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.

Составляем приказ о внесении изменений в штатное расписание в разных ситуациях

Иногда, если не издан приказ о внесении изменений в штатное расписание, грозит штраф за трудовые нарушения. В статье — все случаи, когда документ обязателен, его бесплатный бланк и заполненный образец приказа.

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Внимание! Составить “штатку” в соответствии со всеми требованиями законодательства вам помогут эти бланки и образцы:

Программа БухСофт автоматически формирует штатное расписание. В нем будет учтена специфика работы любой фирмы и ИП. “Штатка” полностью соответствует требованиям законодательства. Вы можете скачать и распечатать документ в 3 клика. Попробовать бесплатно:

Штатное расписание – основной документ работодателя

Сейчас “штатка” – необязательный кадровый документ. Трудовой кодекс не предписывает работодателю обязательно его составлять, и за отсутствие этого документа не накажут. Однако наличие “штатки” облегчает жизнь и специалистам отдела кадров, и сотрудникам бухгалтерии, которым на основании утвержденной «штатки» гораздо проще обосновать льготы по налогам и НДФЛ-вычеты, подтвердить расходы по оплате и по охране труда.

Составление штатного расписания

Взять за основу при составлении штатного расписания можно:

  • или унифицированную форму № Т-3 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1;
  • или произвольную форму, самостоятельно разработанную отделом кадров и содержащую обязательные реквизиты по закону о бухгалтерском учете.

Составление «штатки» — это обязанность кадрового отдела, а в малых фирмах и у предпринимателей подготовить документ может и бухгалтер.

«Штатку» оформляют в единственном экземпляре на весь состав сотрудников и отдают на подпись ответственному сотруднику кадрового отдела и главному бухгалтеру.

Утверждение штатного расписания

Чтобы ввести «штатку» в действие, необходимо издать приказ руководителя об утверждении документа и датировать его тем днем, с которого редакция «штатки» вступает в силу.

Доводить до сотрудников сведения из «штатки» не требуется, кроме случая, когда в локальном документе работодателя установлено обязательное ознакомление персонала со «штаткой».

Внесение изменений в штатное расписание

Срок действия утвержденной «штатки» не ограничен, поэтому, если кадровых изменений не было, то пересматривать и менять документ не нужно. Однако есть ситуации, когда внести изменения в «штатку» необходимо. Чтобы изменить действующий документ, можно пойти двумя путями:

  • или внести в «штатку» корректировки приказом руководителя;
  • или подготовить новую редакцию «штатки» и утвердить ее приказом руководителя.

Выбор одного из двух вариантов остается на усмотрение работодателя. Полностью переоформлять «штатку» рекомендуется в случаях, когда корректировки или очень объемные, или затрагивают наименования должностей и структурных подразделений. Если же правки точечные, то лучше издать приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Когда издают приказ об изменении штатного расписания

Утверждают приказом руководителя следующие единичные правки «штатки»:

  1. Корректировка типовой формы документа.
  2. Изменение зарплаты – например, повышение в связи с ростом МРОТ или понижение из-за технологических новшеств или организационных изменений.
  3. Введение новой должности.
  4. Формирование нового отдела или иного структурного подразделения.
  5. Переименование должности.
  6. Переименование отдела, иного структурного подразделения.
  7. Упразднение должности.
  8. Упразднение отдела или иного структурного подразделения.
  9. Сокращение штата.

Приказ об изменении типовой формы штатного расписания

Изменить унифицированную форму № Т-3 можно приказом руководителя – например, таким:

  1. Дополнить заголовок графы 3 словами «Вид работы».
  2. Руководителю отдела кадров Сергеевой И.С. составить приказ об утверждении новой редакции документа в срок до 20.09.2018 г.
  3. Ввести в действие новую редакцию документа с 24.09.2018 г.

Приказ о введении новой должности в штатное расписание: образец

Корректировки «штатки» в связи с вводом в нее новых штатных единиц и должностей по ним утверждаются приказом о введении новой должности в штатное расписание следующего содержания:

Внести в штатное расписание от 29.08.2017 № 15 следующие изменения:

  1. Должность помощника бухгалтера переименовать в младшего бухгалтера.
  2. Ввести в производственный отдел следующие должности:
    • электрик с окладом 35 000 руб.;
    • наладчик оборудования с окладом 40 000 руб.

Основание: план оптимизации структуры организации, утвержденный приказом от 27.08.2018 № 99.

Приказ об исключении должности из штатного расписания: образец

Корректировки «штатки» в связи с исключением из нее штатных единиц и должностей по ним утверждаются приказом об исключении должности из штатного расписания следующего содержания:

В связи с падением объема продаж внести в штатное расписание от 29.08.2017 № 15 следующие изменения:

Исключить следующие должности:

  • менеджер по продажам с окладом 50 000 руб.
  • продавец-консультант с окладом 40 000 руб.
  • водитель – экспедитор с окладом 45 000 руб.

Приказ об изменении штатного расписания в связи с сокращением штата

Разрабатывать корректировки в «штатку» начинают одновременно с изданием приказа о начале процедуры сокращения. Однако с момента предупреждения сотрудников о предстоящем увольнении до их фактического сокращения может пройти два месяца. Поэтому в приказе об изменении штатного расписания датировать вступление изменений в силу нужно днем, следующим после увольнения сотрудников. Издавать приказ, исключающий должности до того, как сотрудники будут уволены – это нарушение трудового законодательства. О возможных нюансах при сокращении читайте в таблице.

Таблица. Приказ об изменении «штатки» в связи с сокращением

Как оформить приказ об изменении в штатном расписании в связи с сокращением или увеличением числа сотрудников?

Необходимость внести коррективы в штатное расписание периодически возникает в работе каждого предприятия. Если дела организации идут хорошо, компания развивается, вместе с этим расширяется фронт работ. Это позволяет ввести в штат новые вакансии и увеличить количество сотрудников.

В противном случае (если фирма приходит в упадок, либо же происходит реорганизация, меняющая направление деятельности компании), руководство бывает вынуждено принимать решение о сокращении штатов и внесении изменений в должностном составе. По этому случаю издаётся приказ об изменении в штатном расписании в связи с сокращением или увеличением штата.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Кто ответственен за составление?

Приказы – прерогатива руководства, однако подготовить проект распорядительного документа оно может поручить другим сотрудникам, выдав устное распоряжение:

  • кадровой службе;
  • своим заместителям;
  • бухгалтеру;
  • штатному юристу (если он есть);
  • работнику, в обязанности которого входит формирование и редактирование деловой документации согласно приказу по предприятию.

Составить текст документа может и сам руководитель.

Общие правила при написании

Правила составления данных бумаг, имеющих распорядительную силу, подробно описаны в «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация». Однако с января 2013 года использование рекомендованных форм не является обязательным. Кадровые приказы могут быть написаны в произвольной, либо же за формой, принятой в учреждении.

Целесообразно придерживаться следующих принципов формирования приказа:

  1. Приказ является официальным документом, поэтому должен быть составлен в деловом стиле.
  2. Документ оформляется на специальном бланке, установленного предприятием образца (обычно с эмблемой и реквизитами организации).
  3. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (точка в конце заголовка не ставится).
  4. Текст приказа отделяется от заголовка 2 или 3 междустрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
  5. Приказ составляется из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
  6. Информация в приказе излагается чётко, лаконично и последовательно, не допуская двусмысленных толкований.
  7. Констатирующая и распорядительная часть оформляется нумерованным списком пунктами и подпунктами (например пункт 1, ниже подпункт 1.1 и так далее). При необходимости, например, при перечислении должностей, может употребляться маркированный список.
  8. Названия должностей указываются полностью, а их формулировки должны соответствовать действующему штатному расписанию (для работающих сотрудников) и ожиданиям работодателя (для вакантных должностей). Например, присутствует разница в должностных обязанностях преподавателя истории и преподавателя истории искусств, психолога и психолога-диагноста, юриста и юрисконсульта.
  9. Тарифная ставка или размеры окладов пишутся цифрами.
  10. В документе указываются конкретные даты (сроки) вступления в действие приказа, а также сроки уведомления работников, подлежащих увольнению, о предстоящих изменениях.

Какая информация содержится?

Бланк приказа об изменении в штатном расписании в связи с сокращением или увеличением штата содержит ряд последовательных позиций. Вводные реквизиты включают:

  • полное наименование организации, в том числе полностью организационно-правовая форма (часто ниже добавляется сокращенное наименование, закреплённое в уставе, например ООО «Стабильность»);
  • заголовок: «ПРИКАЗ»;
  • отметки для проставления реквизитов «Дата документа» (слева) и «Регистрационный номер документа» (справа);
  • место составления или издания приказа (населённый пункт);
  • подзаголовок, например, «об изменении штатного расписания», » о сокращении штатов», «об утверждении штатного расписания», » о расширении штата».

Констатирующая часть содержит:

  1. целевое назначение документа (преамбула), например, «в целях совершенствования организационной структуры учреждения», «в связи с оптимизацией работы предприятия», «в связи с реорганизацией компании», «из-за сокращения объёма работ», «в целях оптимизации организационной структуры в связи с производственной необходимостью»;
  2. слово: «ПРИКАЗЫВАЮ», после которого ставится двоеточие;
  3. предложение внести изменение в действующее штатное расписание со ссылкой на номер приказа, согласно которому оно было утверждено;
  4. должности, которые вводятся (в количестве штатных единиц), их оклады. (Если создаётся целый отдел, прописывается его название и ниже перечисляются вакансии).

В распорядительной части:

  • формулируется распоряжение с указанием должности и ФИО ответственного за исполнение приказа;
  • указываются ссылки на законодательную базу (статьи КЗоТ РФ) в случае увольнения сотрудников и выплаты им полагающейся компенсации;
  • определяется должностное лицо, которое будет контролировать исполнение приказа (эти полномочия руководитель может возложить и на себя);
  • указывается дата вступления приказа в действие.

Печати и подписи

Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия.

  • Должность руководителя и его подпись с расшифровкой прописываются под распорядительной частью.
  • Ниже помещается фраза: «С приказом ознакомлены» и ставится двоеточие.
  • Под ним – списком должности ответственных лиц, их фамилии, инициалы, личные подписи и даты ознакомления с содержанием приказа.

Готовый приказ утверждается печатью предприятия.

Пример документа

Вот как можно оформить приказ об изменении в штатном расписании количества штатных единиц:

Общество с ограниченной ответственностью «Шик и Блеск»

(ООО «Шик и Блеск)

Об изменении штатного расписания

В связи с усовершенствованием организационной структуры с целью повышения качества услуг ООО «Шик и Блеск»

  1. Внести следующие изменения в штатное расписание, утверждённое приказом № 1-ШТ от 12.04.2016 года.
    • В штатное расписание ввести должности: – клинер по генеральным уборкам коттеджей – 4 шт. единицы, с окладом 17000 рублей: – специалист по химчистке ковровых покрытий и мебели – 2 шт. единицы с окладом 15000 рублей; – уборщик складских помещений – 3 шт. единицы с окладом 12000 рублей.
    • Создать одел рекламы штатной численностью 3 единицы: – начальник отдела – 1 шт. единица с окладом 40000 рублей; – специалист по рекламе – 2 шт. единицы с окладом 30000 рублей. Основание: представление замдиректора Чистякова О.К. от 12.03.2018.
    • Вывести из штатного расписания должность менеджера – 1 шт. единица. Основание: представление главного менеджера коммерческого отдела Рублёва П.С. от 11.03.2018.
  2. Начальнику отдела кадров Мухобойникову П.Х. обеспечить подбор кадров соответственно вакансиям и предупредить работников, подпадающих под сокращение, за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ).

Главному бухгалтеру Экономовой В.П. оформить выплату компенсаций работникам в связи с сокращением штатов.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Данный приказ вступает в силу с 28.03.2018 года.

Генеральный директор ООО «Шик и Блеск» (подпись) Мойкин Б.Н.

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров (подпись) Мухобойников П.Х.

Главный бухгалтер (подпись) Экономова В.П.

После того, как будет определён конкретный сотрудник, подлежащий увольнению, его должны ознакомить с документом. Приказы об изменениях в структуре штатного расписания дают возможность вносить законные правки в кадровый состав учреждений, организаций, тем самым лучшим образом решая поставленные задачи.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector