Обязанности секретаря: должностная инструкция функции

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

  • «Общие положения»,
  • «Должностные обязанности»,
  • «Права»,
  • «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Должностная инструкция секретаря

Каждое предприятие ведёт свою деятельность на основании локальных нормативных актов, которые составляются в соответствии с нормами действующего законодательства. А так как каждая фирма – это отдельный организм, то и работать он должен слаженно.

Одним из важных документов, на котором основывается деятельность специалистов предприятия, является должностная инструкция. Это документ, в котором прописаны функциональные обязанности работника того или иного направления, специальности. Она необходима для тщательного ознакомления работников не только со своими обязанностями, но и правами, полномочиями и функциями.

Должностная инструкция – это локальный документ, в котором указываются права и обязанности каждого сотрудника в зависимости от занимаемой должности и выполняемой трудовой функции.
Этот документ разрабатывается специалистами отдела кадров совместно с юристами. Утверждает инструкцию работодатель или наёмный руководитель, если он имеет такие полномочия.

Работодатель обязан ознакомить соискателя с должностной инструкцией до подписания трудового договора. Если этого не будет сделано, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей работодатель не сможет.

В документе обязательно должны быть подробно расписаны должностные обязанности секретаря в зависимости от специфики работы. Чем подробнее указаны эти обязанности, тем легче будет решать досудебные и судебные конфликты между работником и работодателем.

Для чего нужна должностная инструкция

При составлении данного документа, ответственное лицо должно опираться на нормы действующего федерального, регионального и локального уровней. Руководитель предприятия, как лицо ответственное за правильное ведение документооборота, должен проверить это соответствие. Кроме того, кадровый начальник также должен знать о соответствии инструкции действующему законодательству.

Составляет она либо для группы идентичных должностей, либо за конкретной индивидуальной должности. Работник должен быть ознакомлен с документом под роспись. Сделать это нужно при приёме на работу. Если она будет составлена не верно, то у работника и руководителя непременно возникнут разногласия и конфликтные ситуации относительно разделения труда и выполняемых работником функций.

При верном составлении должностных инструкций, руководство должно преследовать конкретные цели и решать следующие задачи:

  • правильно разделить рабочие обязанности между сотрудниками похожих должностей. Необходимо чётко скоординировать их действия для достижения максимально полезного результата;
  • улучшение психологического климата в коллективе, улучшение обстановки. Необходимо максимально снизить процент вероятности возникновения конфликтов;
  • чётко разграничить права и обязанности специалистов одного уровня, дать конкретику по их полномочиям, чётко определить ответственность каждого. При необходимости, можно отдельно сделать акцент на дисциплинарные взыскания, которые могут быть применены к специалисту в виде ответственности за пренебрежение своими обязанностями;
  • осуществить психологическую и должностную разгрузку сотрудников, которые вынуждены совмещать несколько должностей. Мало их просто разгрузить, эту нагрузку необходимо правильно и равномерно распределить;
  • наладить систему психологического и финансового стимулирования и мотивации;
  • правильно распределить обязанности между управленцами.

С помощью должностной инструкции руководство предприятия реализует все аспекты взаимодействия аппарата управления и персонала. Но не всегда удаётся достичь максимально возможного результата. Поэтому нужно правильно выбрать и назначить человека, который будет ответственен за составление должностных инструкций.

В зависимости от масштабов фирмы и численности наёмного персонала, то типовая инструкция составляется для группы идентичных должностей. При необходимости, можно внести коррективы для конкретной должности. Если же фирма небольшая, насчитывает всего 25-50 человек, то документ составляет для каждой должности отдельно. Ответственным является сотрудник отдела кадров.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Для такой должности, как секретарь (она может быть многоуровневая, начиная от секретаря начальника структурного подразделения, до секретаря руководителя холдинга или концерна), не существует разработанной унифицированной формы должностной инструкции. Поэтому у каждого предприятия есть право выбора по составлению документа.

При составлении документа ответственный сотрудник должен помнить, что необходимо учитывать специфику деятельности конкретного предприятия. На фирмах разной направленности, секретари могут выполнять различные функции и обязанности. Это нужно учесть при составлении.

Можно опираться на общепризнанный шаблон. В каждой должностной инструкции должны быть следующие положения:

  • «общие». Здесь прописываются общие сведения о должности секретаря в данной организации, какие требования к нему применяются (например, наличие или отсутствие образования «узкой» направленности или достаточно пройти обучение на соответствующих курсах), перечень нормативных актов, которые должен знать работник данной должности, какие компьютерными программами он должен уметь пользоваться и прочее;
  • «должностные обязанности». Здесь необходимо чётко и конкретно прописать, что входит в обязанности данного работника. Например, должен он покупать билету своему начальнику, если тот уезжает в служебную поездку или не должен;
  • «права». Какие есть прав у человека на данной должности. Например, имеет ли он право представлять интересы своей организации в государственных и коммерческих структурах в рамках своих полномочий;
  • «ответственность». Необходимо чётко отразить моменты, когда секретаря можно привлечь к ответственности за конкретное нарушение. Например, что ему грозит, если он нарушит субординацию.

При необходимости, в должностную инструкцию секретаря можно внести дополнительные разделы:

  • «условия работы». Здесь можно сделать отсылку на правила внутреннего распорядка для определения режима работы секретаря. Если будет возникать необходимость сопровождения руководителя в служебных поездках, этот нюанс также можно отразить здесь;
  • «право подписи». Секретарь может подписывать документы в рамках своих полномочий.

Должностная инструкция, составленная ответственным сотрудником отдела кадров, должна пройти процедуру согласования с начальником кадровой службы. Кроме того, сам секретарь должен быть ознакомлен с ней под роспись.

Составление должностной инструкции секретаря

Документ составляется в единственном экземпляре. Его подписывает сам секретарь после того, как внимательно прочтёт и изучит. Если на предприятии по штату предусмотрено несколько секретарей, то можно распечатать несколько экземпляров, внеся соответствующие правки для каждого в отдельности, в зависимости от должности руководителя, к которому «прикрепляется» секретарь.

Если самому секретарю необходим для личного пользования дополнительный экземпляр, он может снять копию с уже подписанной им должностной инструкции. Это не запрещено!

Чтобы правильно составить документ, необходимо соблюсти некоторые правила. В частности, в правом верхнем углу должна быть оформлена «шапка». Это место для утверждения инструкции руководителем всего предприятия. Тут необходимо заполнить несколько строк:

  • обязательно должно быть слово «утверждаю»;
  • далее указывается должность руководителя. Например, «генеральный директор» или «директор»;
  • название фирмы в сокращённом варианте;
  • ФИО руководителя;
  • календарная дата для утверждения;
  • подпись руководителя.

Потом в середине листа необходимо указать название документа. Это «должностная инструкция секретаря». Только после этого прописываются все основные моменты.

Выше упоминались разделы, из которых должна состоять инструкция секретаря. Они прописываются в соответствии с регламентом выполняемых обязанностей. Например, функциональные обязанности секретаря руководителя департамента могут быть несколько «уже» нежели обязанности помощника руководителя всего предприятия.

После того как инструкция будет составлена, её необходимо согласовать с работником, который является ответственным за секретариат. Это может быть руководитель соответствующего структурного подразделения. Если такого человека в штате нет, то с руководителем кадровой службы или иным работником, в чьи обязанности входит такое согласование.

Отметка о согласовании ставится в конце документа. Необходимо заполнить несколько строчек:

  • обязательно указать слово «согласовано»;
  • должность ответственность человека;
  • название фирмы в сокращённом варианте;
  • ФИО этого сотрудника;
  • календарная дата для утверждения;
  • подпись того, кто согласовал инструкцию.

После нужно дать документ на ознакомление самому секретарю. Также нужно заполнить несколько строчек:

  • обязательно указание фразы «с инструкцией ознакомлен»;
  • должность секретаря так, как она указана в штатном расписании;
  • название фирмы в сокращённом варианте;
  • ФИО этого сотрудника;
  • паспортные данные. При необходимости можно снять копию с той страницы паспорта, где указаны личные данные секретаря. Копию приложить к инструкции как подтверждение указанных данных;
  • календарная дата для утверждения;
  • подпись сотрудника, которая подтверждает, что он действительно ознакомился со своей должностной инструкцией.

Не стоит «подмахивать» документ, не прочитав его внимательно. Тщательное ознакомление является гарантом того, что он будет верно исполнять свои обязанности, не будет делать работу за других работников. Если секретарь отступит от своих функциональных обязанностей или не будет выполнять их, его привлекут к ответственности.

Наоборот, если его будут привлекать к ответственности за мнимое неисполнение, он всегда может сослаться на инструкцию и оспорить приказ руководства о назначении дисциплинарного взыскания. Также это поможет при оформлении жалобы в инспекцию по труду или при подаче иска в суд. Поэтому нужно быть внимательным!

Должностные обязанности секретаря

Секретарь нужен любой организации. Поэтому и должностная инструкция такого сотрудника пригодится каждой компании. Секретарь может быть как у руководителя предприятия, так и у начальника структурного подразделения. От этого зависят должностные обязанности секретаря.

В должностные обязанности секретаря входит:

  • приёмка и сортировка корреспонденции, поступающей для начальника;
  • ведение делопроизводства в рамках деятельности отдела или структурного подразделения;
  • приёмка личных заявлений от сотрудников для подписи начальника;
  • подготовка документов и материалов, которые необходимы начальнику для работы;
  • работа с компьютерной, копировальной и другой оргтехникой;
  • ведение контрольной и регистрационной картотеки;
  • печать документов, которые необходимы начальнику для работы;
  • выполнение работы по подготовке различных совещаний, заседаний и прочих встреч;
  • подготовка и печать необходимых для таких встреч документов;
  • организация приёма посетителей;
  • ведение реестра входящих и исходящих документов;
  • вежливое общение по телефону;
  • другие обязанности, которые зависят от специфики деятельности отдела или структурного подразделения.

Должностная инструкция секретаря руководителя

У секретаря руководителя также есть должностная инструкция. В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

  • осуществлять работу по организации технического обеспечения деятельности руководителя;
  • принимать и сортировать всю корреспонденцию, которая поступает на имя руководителя;
  • если есть такая необходимость, то рассортировывать всю корреспонденцию по структурным подразделениям и организовывать доставку этой корреспонденции в соответствующие структурные подразделения;
  • организация телефонных переговоров руководителя;
  • приём и запись поступающей информации во время отсутствия руководителя;
  • работа с оргтехникой;
  • организация собраний, совещаний и заседаний;
  • подготовка и печать необходимых материалов для встреч;
  • выполнение отдельных поручений руководителя.

Скачать образец должностной инструкции секретаря в формате .doc вы можете
по этой ссылке

Должностная инструкция секретаря, должностные обязанности секретаря, образец должностной инструкции секретаря

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя — генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Должностная инструкция секретаря

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основной задачей секретаря является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору Компании.

1.4. Секретарь должен владеть навыками организации работы с документами, составления документации, организации управленческого труда, применения средств вычислительной и организационной техники (факс, принтер, сканер, ксерокс, мини-АТС), знать культуру труда и служебную этику, охрану труда, технику безопасности и противопожарной защиты.

На секретаря возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам Компании.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов Компании.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и кадрового учета.

3. Должностные обязанности

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность Компании.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять получение и распределение входящей почты, а также отправку исходящей.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению управления персоналом компании:

— оформление приказов по личному составу;

— оформление личных карточек формы N Т-2 или личных дел;

— оформление трудовых книжек;

— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

— оформление командировочных документов;

— оформление листов нетрудоспособности;

— ведение табеля учета рабочего времени;

— подготовка и хранение локальных нормативных актов по персоналу;

— организация своевременного ознакомления новых работников Компании с документацией, необходимой для выполнения ими своих должностных обязанностей, а также ознакомление сотрудников под роспись с приказами, распоряжениями руководителя Компании, руководителей структурных подразделений и др. документами по управлению персоналом Компании;

— выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

3.11. Осуществлять прием и распределение звонков.

3.12. Обеспечивать жизнедеятельность офиса, заказ воды, продуктов для кофе-брейк, канцелярии.

3.13. Выполнять отдельные поручения руководства.

Секретарь имеет право:

4.1. Запрашивать у функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Компании.

4.3. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.4. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) Компании по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

Секретарь несет ответственность за;

5.1. Качество документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений.

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Должностная инструкция секретаря руководителя

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2019/2020 года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях«.

В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно — техническому обеспечению административно — распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно — переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно — регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно — переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно — распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Секретарь должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря руководителя

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права секретаря руководителя

Секретарь имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря руководителя

Секретарь несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя — образец 2019/2020 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector